Polityka prywatności DotacjeAI

§ 1. Administrator i kontakt

1. Administratorem danych osobowych związanych z serwisem DotacjeAI jest Anna Gajda, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Anna Gajda, NIP 7311859544, REGON 526886982, adres: Kuźnica Janiszewska 13, 62-720 Brudzew, Polska („Administrator”).

2. W sprawach przetwarzania danych, dostępu do nich, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu i innych uprawnień: [email protected]; telefon 883 456 457; korespondencja: adres z ust. 1.

3. Polityka dotyczy odwiedzających Serwis, użytkowników Kont, korzystających z Czatu, Podglądu, analiz, Alertów, konsultacji i usług przygotowania wniosków, osób kontaktujących się z Administratorem, składających reklamacje i dokonujących płatności.

4. Polityka stanowi informację o przetwarzaniu danych na podstawie art. 13 i – w zakresie danych z innych źródeł – art. 14 RODO. Informacje o zasadach świadczenia usług znajdują się w Regulaminie DotacjeAI.

§ 2. Kategorie danych i ich źródła

1. Dane Konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego (przy logowaniu kontem Google zamiast hasła – identyfikator konta Google; imię, nazwisko i adres e-mail pochodzą wtedy od Google), data potwierdzenia adresu e-mail, data akceptacji oraz wersje zaakceptowanego Regulaminu i Polityki prywatności, a także data ostatniego logowania i dane o nieudanych próbach logowania, wykorzystywane do czasowej blokady w celach bezpieczeństwa.

2. Dane przekazane przez Użytkownika do profilu i w Czacie: rodzaj wnioskodawcy, status i forma prawna działalności, lokalizacja (województwo i gmina), okres prowadzenia działalności, zatrudnienie, możliwość wniesienia wkładu własnego, sytuacja wnioskodawcy (np. status osoby zarejestrowanej jako bezrobotna, wcześniej otrzymane wsparcie na założenie działalności), NIP lub numer KRS i dane podmiotu, branża (kody PKD), cele i planowana inwestycja, opis przedsięwzięcia, dane kontaktowe (telefon, adres e-mail) oraz zapis odpowiedzi udzielonych w Czacie.

3. Dane z publicznych rejestrów: na podstawie NIP Serwis może pobrać dane z CEIDG, a na podstawie numeru KRS – z Krajowego Rejestru Sądowego, m.in. nazwę, adres, identyfikatory rejestrowe, status, przedmiot działalności i status organizacji pożytku publicznego. Pełna odpowiedź rejestru jest zapisywana w profilu. Jeżeli dane dotyczą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, stanowią dane osobowe.

4. Dane dotyczące usług: liczba zakupionych i niewykorzystanych Jednostek, zamówienia, uruchomienia analiz, daty ich wykonania, Wyniki, Alerty, historia Konta, reklamacje, zgłoszenia do konsultacji i uzgodnienia dotyczące wniosków.

5. Dane rozliczeń: rodzaj usługi, kwota, identyfikator transakcji, status płatności, dokument sprzedaży i dane wymagane przepisami. Operator PayU może przetwarzać dane karty i innych instrumentów płatniczych w swoim systemie.

6. Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, identyfikatory sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi dostępu i zdarzeń systemowych oraz zapis preferencji cookies.

7. Dane analityczne: informacje o sposobie korzystania z Serwisu (m.in. odsłony stron oraz użycie odnośników i przycisków, bez ich treści) zbierane przy użyciu PostHog wyłącznie po wyrażeniu zgody. Narzędzie nie nagrywa sesji, maskuje treści na stronie i nie łączy danych z Kontem Użytkownika.

8. Dane korespondencji: treść wiadomości, adres e-mail i inne informacje podane w związku ze zgłoszeniem, zapytaniem lub realizacją zlecenia.

9. Serwis nie wymaga podawania daty urodzenia ani wieku do podstawowej analizy. Nie należy przekazywać numerów PESEL ani danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu czy niepełnosprawności, ani nadmiarowych danych osób trzecich.

10. Przesłane dokumenty: pliki dobrowolnie przesłane przez Użytkownika w panelu Konta (np. biznesplan, kosztorys, umowa), ich treść oraz wartości zaproponowane na ich podstawie do uzupełnienia profilu.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Przetwarzanie danych odbywa się w konkretnych celach i w zakresie niezbędnym do ich osiągnięcia. W zależności od sytuacji Administrator stosuje następujące podstawy prawne z art. 6 ust. 1 RODO: lit. a (zgoda), lit. b (wykonanie umowy), lit. c (obowiązek prawny) albo lit. f (prawnie uzasadniony interes).

§ 4. Profilowanie i wykorzystanie AI

1. DotacjeAI wykorzystuje automatyczne przetwarzanie odpowiedzi na pytania w celu stworzenia profilu potrzeb finansowania i przedstawienia możliwych dopasowań do programów wsparcia.

2. Uwzględniane mogą być w szczególności: rodzaj wnioskodawcy i forma prawna działalności, lokalizacja działalności, okres jej prowadzenia, branża, zatrudnienie, możliwość wniesienia wkładu własnego, sytuacja wnioskodawcy, dane z CEIDG lub KRS i charakter planowanego przedsięwzięcia. Wynik zależy od danych przekazanych przez Użytkownika i materiałów uwzględnionych przez system.

3. Profilowanie nie prowadzi samo w sobie do wydania decyzji o przyznaniu, odmowie ani warunkach dotacji czy pożyczki. Właściwe decyzje podejmują odpowiednie instytucje. W obecnym modelu Serwis nie stosuje wobec Użytkowników wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na ich sytuację w rozumieniu art. 22 RODO.

4. Pytania zadawane w Czacie są ustalone z góry i nie są generowane przez AI. Dane Użytkownika są przekazywane do modeli AI wyłącznie w zakresie koniecznym do obsługi odpowiedniej funkcjonalności, w następujących przypadkach: (a) zbudowanie profilu z odpowiedzi udzielonych w Czacie; (b) analiza treści przesłanych dokumentów; (c) ocena programów w ramach Analizy; (d) przygotowanie Podglądu (przetworzenie opisu celu i działalności); (e) przygotowanie Alertów; (f) przygotowanie projektu wiadomości doradcy do Użytkownika po opłaceniu konsultacji – projekt jest zawsze sprawdzany i wysyłany przez doradcę. Wartości zaproponowane przez AI do profilu nie są zapisywane bez akceptacji Użytkownika.

5. Pytania o sposób działania Analizy lub błędy w Wyniku można zgłaszać na [email protected]. Prawa związane z danymi osobowymi realizuje się niezależnie od możliwości reklamacji odpłatnej usługi.

§ 5. Dostawcy i odbiorcy danych

1. Dane mogą otrzymywać podmioty zapewniające niezbędną infrastrukturę, obsługę techniczną, komunikację, płatności i księgowość. Podmioty te są odpowiednio podmiotami przetwarzającymi na polecenie Administratora albo odrębnymi administratorami, zależnie od usługi i podstawy współpracy.

2. Hetzner Online GmbH (Niemcy) zapewnia infrastrukturę hostingową. Dla projektu DotacjeAI podstawowy serwer i Storage Box zlokalizowane są w Helsinkach (Finlandia).

3. OpenRouter (USA) zapewnia techniczne pośrednictwo w kierowaniu wybranych zapytań do modeli AI. Treści przekazane do realizacji zapytania mogą trafiać do modelu językowego wybranego przez Administratora (model może się zmieniać) oraz do dostawcy hostującego ten model, wybranego w toku routingu. Do porównywania opisów programów z profilem wykorzystywany jest model embeddingowy bge-m3, uruchamiany za pośrednictwem OpenRouter albo na serwerze Administratora.

4. PayU obsługuje płatności elektroniczne, a inFakt obsługuje faktury i dokumenty rozliczeniowe. Właściwy operator płatności może działać jako odrębny administrator w zakresie usług płatniczych.

5. PostHog Inc. (USA) dostarcza narzędzie analityczne PostHog; dane analityczne są przechowywane w PostHog EU Cloud (UE).

6. Resend (USA) dostarcza wiadomości e-mail wysyłane przez Serwis (m.in. potwierdzenie adresu e-mail, reset hasła, potwierdzenie zakupu, wiadomości doradcy). Cloudflare, Inc. (USA) zapewnia obsługę DNS, ochronę sieciową i buforowanie ruchu do Serwisu i w tym celu przetwarza adresy IP oraz dane żądań. Google Ireland Limited udostępnia logowanie kontem Google; przy jego użyciu Serwis otrzymuje od Google imię i nazwisko, adres e-mail oraz identyfikator konta.

7. Dane mogą być udostępniane upoważnionym wykonawcom i osobom zajmującym się utrzymaniem Serwisu w zakresie wymaganym do wykonania ich zadań i z zastosowaniem właściwych zabezpieczeń.

8. Dane mogą być udostępniane organom publicznym na podstawie obowiązujących przepisów. Administrator nie sprzedaje zebranych baz danych osobowych użytkowników.

§ 6. Czy dane trafiają poza EOG?

1. Hosting podstawowego serwera i Storage Box w ramach Hetzner jest zlokalizowany w Helsinkach w UE. Lokalizacja ta nie przesądza o położeniu wszystkich podmiotów, które uczestniczą w obsłudze płatności, analityki lub modeli AI.

2. OpenRouter oraz poszczególni dostawcy modeli AI mogą przetwarzać zapytania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA lub innych państwach. Resend, Cloudflare, Google (logowanie kontem Google) i PostHog Inc. są podmiotami z siedzibą w USA lub należą do grup z siedzibą w USA, co może obejmować transfer danych poza EOG.

3. Przekazywanie danych poza EOG może być wykonywane wyłącznie z zachowaniem wymagań rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych i dodatkowych zabezpieczeń, jeśli wymagają tego okoliczności. Mechanizm właściwy dla danego odbiorcy zależy od jego roli, kraju i warunków umownych.

4. OpenRouter w opublikowanych zasadach ochrony prywatności wskazuje stosowanie mechanizmów ochrony transferów, w tym decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych. Informację o aktualnie stosowanych zabezpieczeniach, a w przewidzianych prawem przypadkach ich kopię, można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

5. Administrator nie deklaruje, że dane przekazywane do modeli AI są zawsze przetwarzane wyłącznie w UE ani że wszyscy dostawcy modeli gwarantują zerową retencję. Zakres przetwarzania zależy od faktycznej konfiguracji usługi i wyboru dostawcy.

§ 7. Przechowywanie zapytań przez AI i trening modeli

1. DotacjeAI przechowuje na Koncie Użytkownika: profil wraz z zapisem odpowiedzi udzielonych w Czacie i danymi pobranymi z rejestrów, przesłane dokumenty, wykonane Analizy wraz z migawką profilu i oceną przygotowaną przez AI, Alerty oraz korespondencję dotyczącą konsultacji (w tym projekty wiadomości przygotowane przez AI). Treści zapytań wysyłanych do modeli AI nie są odrębnie zapisywane w logach Serwisu. Przechowywanie informacji w Serwisie jest niezależne od zasad retencji stosowanych przez dostawców zewnętrznych.

2. OpenRouter pośredniczy w przekazywaniu treści zapytań do modeli AI. Zależnie od wybranego modelu i dostawcy treści zapytań oraz odpowiedzi mogą podlegać różnym zasadom przechowywania, wykorzystywania do ulepszania usług lub trenowania modeli.

3. Dostawcy modeli mogą stosować różne zasady przechowywania danych i trenowania modeli. Nie należy zakładać, że wszyscy dostawcy zapewniają brak retencji albo wykluczają szkolenie modeli; rzeczywiste praktyki zależą od wybranego dostawcy i konfiguracji kierowania zapytań.

4. Prosimy nie zamieszczać w Czacie ani w przesyłanych dokumentach danych wrażliwych, haseł, numerów PESEL, danych kart, niepotrzebnych dokumentów innych osób ani tajemnic, których przekazanie nie jest konieczne do uzyskania dopasowania.

5. W zakresie, w jakim dane należą do szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, Serwis nie jest przeznaczony do ich systematycznego przetwarzania w zwykłym procesie dopasowania. Ewentualne zgłoszenia takich danych podlegają ocenie i minimalizacji.

§ 8. Dane z rejestrów (CEIDG, KRS) i dane osób trzecich

1. Po podaniu NIP Serwis może pobierać publicznie dostępne dane z CEIDG, a po podaniu numeru KRS – z Krajowego Rejestru Sądowego. Źródłem tych informacji są publiczne rejestry, a nie zawsze bezpośrednio osoba, której dane dotyczą.

2. Cele wykorzystania obejmują uzupełnienie i weryfikację profilu działalności oraz dopasowanie do programów finansowania. Podstawą jest w odpowiednich sytuacjach wykonanie umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo prawnie uzasadniony interes związany z weryfikacją danych przedstawiciela przedsiębiorstwa i prawidłowym wykonaniem usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Jeśli pojawia się obowiązek poinformowania osoby o danych uzyskanych z innego źródła, Administrator spełnia go w terminie i zakresie wymaganym art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych prawem wyjątków.

4. Użytkownik, podając dane innych osób, powinien działać na odpowiedniej podstawie. Administrator może żądać ograniczenia lub usunięcia danych, które nie są niezbędne do wykonania Analizy.

§ 9. Jak długo dane są przechowywane?

1. Dane Konta, w tym historia Analiz, są przetwarzane zasadniczo przez okres jego istnienia. Konto z opłaconymi i niewykorzystanymi Jednostkami nie jest usuwane w sposób prowadzący do utraty tych Jednostek bez prawidłowego rozliczenia umowy.

2. Po rozwiązaniu umowy Dane Konta i historii są usuwane lub anonimizowane, chyba że potrzebne jest ich zachowanie w zakresie wymaganym prawem, do obsługi reklamacji, rozliczeń lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

3. Dokumenty podatkowe i księgowe pozostają przechowywane przez okresy wskazane we właściwych przepisach. Dane związane z roszczeniami – nie dłużej niż przez okres niezbędny ze względu na termin ich przedawnienia oraz czas prowadzenia postępowania.

4. Logi bezpieczeństwa przetwarza się przez okres niezbędny do utrzymania bezpieczeństwa systemu i wyjaśniania incydentów; zakres i okres zależą od rodzaju zdarzenia. Dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być zachowane do zakończenia jego obsługi i odpowiedniego terminu roszczeń.

5. Czas życia plików cookies wskazano w § 12 ust. 7; dane PostHog przechowuje się w zakresie i czasie wynikającym z ustawień retencji tej usługi. Zgodę na cookies analityczne można zmienić przez odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej oraz stron z Regulaminem i Polityką prywatności.

6. Kopie zapasowe bazy danych i przesłanych dokumentów są wykonywane codziennie, szyfrowane i przechowywane w Hetzner Storage Box (Helsinki) przez 30 dni; dane usunięte z Serwisu znikają z kopii zapasowych najpóźniej po tym okresie.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W zależności od spełnionych przesłanek Użytkownikowi przysługują prawo dostępu do danych i otrzymania kopii, sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

3. Wniosek należy wysłać na [email protected] albo na adres korespondencyjny Administratora. Odpowiedź następuje bez zbędnej zwłoki, zwykle w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku; w przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony.

4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, www.uodo.gov.pl.

5. Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne i nie znosi obowiązku zachowania informacji wymaganych przepisami podatkowymi, do obsługi sporu lub z innych ustawowych przyczyn.

§ 11. Płatności, kontakt i komunikacja

1. W związku z realizacją zamówień niezbędne dane transakcyjne mogą być przekazywane PayU i inFakt stosownie do pełnionych przez te podmioty funkcji. Dane płatnicze, które Użytkownik podaje operatorowi płatności, są przetwarzane zgodnie z jego zasadami prywatności.

2. Dane z wiadomości e-mail są wykorzystywane w celu obsługi zapytania, reklamacji lub wykonania umowy oraz udokumentowania czynności w zakresie uzasadnionym przepisami.

3. Samo założenie Konta ani zakup Analizy nie oznacza wyrażenia zgody na otrzymywanie marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną. Ewentualna komunikacja marketingowa wymagająca zgody jest przesyłana wyłącznie po jej uzyskaniu i może zostać wstrzymana na żądanie.

§ 12. Pliki cookies i PostHog

1. Serwis korzysta z cookies lub podobnych mechanizmów niezbędnych do utrzymania sesji, logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania ustawień prywatności. W zakresie przewidzianym prawem ich stosowanie nie wymaga osobnej zgody.

2. Serwis wykorzystuje PostHog do badania sposobu korzystania ze strony. Technologie analityczne, które wymagają zgody zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej i RODO, są uruchamiane dopiero po dobrowolnym wyborze Użytkownika.

3. Użytkownik może zaakceptować lub odrzucić analityczne cookies i później zmienić decyzję przez odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej oraz stron z Regulaminem i Polityką prywatności. Brak zgody na analitykę nie ogranicza bezpłatnej rejestracji ani korzystania z opłaconych funkcji.

4. PostHog zapisuje plik cookie „ph_<identyfikator>_posthog” oraz powiązane wpisy PostHog w pamięci przeglądarki (localStorage / sessionStorage), służące m.in. do rozróżniania przeglądarek i sesji – wyłącznie po wyrażeniu zgody. Wykaz plików cookies zawiera ust. 7.

5. PostHog udostępnia informacje o zasadach przetwarzania danych w swojej polityce prywatności. Użytkownik może również kontrolować cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, z zastrzeżeniem możliwych ograniczeń dla cookies niezbędnych.

6. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

7. Wykaz plików cookies i podobnych technologii:

§ 13. Ochrona danych i realizacja żądań

1. Administrator odpowiada za wdrażanie środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka, obejmujących ochronę dostępu do danych, upoważnienia, zabezpieczenie komunikacji, ograniczanie zakresu danych i reagowanie na incydenty. Zakres kopii zapasowych i innych środków zależy od rzeczywiście wdrożonej konfiguracji systemów.

2. Część zabezpieczeń infrastrukturalnych zapewnia Hetzner, natomiast administracja serwerem, bezpieczeństwo aplikacji i właściwe ustawienia dostawców modeli należą do obowiązków Administratora oraz upoważnionych wykonawców.

3. Nie ma możliwości zagwarantowania absolutnej odporności każdej usługi internetowej na zdarzenia niepożądane. Informacja ta nie ogranicza obowiązków Administratora wynikających z RODO.

4. Polityka jest aktualizowana, jeśli istotnie zmieniają się cele, odbiorcy, mechanizmy transferu, rodzaje cookies lub sposób przetwarzania przez AI. Zmiany wymagające przekazania dodatkowych informacji osobom, których dane dotyczą, są komunikowane właściwym kanałem.

5. Data ostatniej aktualizacji: 19 października 2026 r. Polityka obowiązuje od chwili udostępnienia jej w Serwisie.